Dalam suatu pabrik atau manufaktur pasti terdapat bagian PPIC atau Production Planning and Inventory Control. Divisi ini memiliki tugas yang kompleks untuk memastikan berlangsungnya proses produksi sesuai dengan kehendak manajemen perusahaan tersebut. Membuat planing dan penjadwalan produksi menjadi salah satu yang krusial sehingga harus di rencanakan dengan matang sehingga looping prosesnya tidak terputus.
PPIC, singkatan dari Production Planning and Inventory Control, adalah divisi penting dalam perusahaan atau pabrik industri. Tugas dan tanggung jawab PPIC sangat vital dalam menjaga kelancaran produksi dan mencegah kekurangan persediaan bahan baku. Dalam artikel ini, kita akan membahas peran utama PPIC dalam sebuah perusahaan, serta tugas dan tanggung jawab yang harus mereka laksanakan.
Peran dan Tugas PPIC
Tugas dan tanggung jawab PPIC mencakup beberapa aspek kunci yang memastikan bahwa bahan baku tersedia tepat waktu dan proses produksi berjalan sesuai rencana. Berikut ini penjelasan lengkap tentang peran dan tugas PPIC:
1. Penyediaan Bahan Baku
Salah satu tugas utama PPIC adalah mengelola penyediaan bahan baku yang akan digunakan dalam proses produksi. Hal ini mencakup perencanaan dan pengawasan yang cermat terkait persediaan bahan baku. PPIC harus memastikan bahwa bahan baku selalu tersedia dalam jumlah yang cukup, sehingga tidak terjadi kekurangan yang dapat mengganggu produksi.
2. Penjadwalan Proses Produksi
PPIC juga memiliki tanggung jawab dalam mengatur jadwal proses produksi. Mereka harus merencanakan kapan dan bagaimana produksi akan dilakukan. Ini mencakup penentuan urutan produksi, alokasi sumber daya, dan perencanaan waktu. Penjadwalan yang efisien membantu memastikan bahwa produksi berjalan sesuai rencana dan tidak terjadi gangguan yang dapat menghambat proses.
3. Kerjasama dengan Divisi Marketing
Komunikasi yang efektif antara PPIC dan Divisi Marketing sangat penting. PPIC perlu memahami jumlah kebutuhan pesanan dari konsumen yang diajukan oleh Divisi Marketing. Dengan pemahaman ini, mereka dapat merencanakan produksi yang sesuai dan memastikan bahwa produk-produk yang dihasilkan dapat memenuhi permintaan pasar.
4. Perhitungan Kebutuhan Produksi
PPIC melakukan perhitungan matang untuk menentukan berapa banyak bahan baku yang diperlukan dalam proses produksi. Perhitungan ini mencakup faktor-faktor seperti tingkat permintaan konsumen, ukuran pesanan, serta siklus produksi. Dengan perhitungan yang akurat, PPIC dapat mencegah kekurangan atau kelebihan persediaan bahan baku.
5. Kerjasama dengan Divisi Produksi
PPIC perlu menjaga komunikasi aktif dengan Divisi Produksi. Mereka harus memahami seluk-beluk proses produksi, termasuk perubahan atau kendala yang mungkin timbul selama proses produksi. Dengan koordinasi yang baik antara PPIC dan Divisi Produksi, perusahaan dapat memaksimalkan efisiensi produksi.
Kerjasama Internal dan Eksternal
Selain kerjasama dengan divisi internal seperti Divisi Produksi, Pembelian, Marketing, dan Teknik, PPIC juga harus berinteraksi dengan pihak eksternal. Ini termasuk berkomunikasi dengan pemasok bahan baku atau material. Kerjasama yang baik dengan pihak eksternal, termasuk pemasok, sangat penting untuk menjaga rantai pasokan yang lancar.
Bahan baku atau material yang diperlukan dalam proses produksi dapat bervariasi tergantung pada jenis produk yang diproduksi. Beberapa contoh bahan baku yang umum digunakan meliputi biji besi, biji karbon, karet sintetis, sulfur kimia, benang, gulungan cord steel, dan banyak lagi.
Tugas Seorang Operator PPIC
Tugas seorang operator PPIC (Production Planning and Inventory Control) dalam sebuah perusahaan atau pabrik industri sangat penting dalam menjaga kelancaran rantai pasokan dan produksi. Operator PPIC memiliki tanggung jawab khusus yang mencakup beberapa aspek utama, dan berikut ini adalah penjelasan lengkapnya:
1. Bongkar Muat Bahan Baku
Tugas pertama seorang operator PPIC adalah menerima kiriman bahan baku dari pemasok. Hal ini mencakup melakukan penerimaan fisik barang yang datang, memeriksa kualitas, jumlah, dan kesesuaian barang dengan pesanan, serta mencatat informasi yang relevan. Bongkar muat harus dilakukan dengan hati-hati untuk menghindari kerusakan pada bahan baku dan material.
2. Pengelolaan Bahan Baku
Setelah bahan baku diterima, operator PPIC harus menata bahan baku tersebut ke dalam pallet atau tempat penyimpanan yang sesuai. Pengelolaan ini melibatkan organisasi barang berdasarkan jenis, kuantitas, dan prioritas penggunaan. Tujuannya adalah memastikan bahwa bahan baku dapat diakses dengan mudah dan aman ketika diperlukan selama proses produksi.
3. Penyimpanan Bahan Baku
Penyimpanan bahan baku atau material adalah salah satu tugas utama operator PPIC. Mereka harus memastikan bahwa bahan baku disimpan dengan rapi dan teratur. Penyimpanan yang baik harus memperhatikan jenis bahan baku, suhu penyimpanan yang diperlukan, serta keamanan untuk mencegah kerusakan atau kehilangan bahan.
4. Pengiriman ke Produksi
Operator PPIC bertanggung jawab untuk menyediakan bahan baku ke bagian produksi sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan. Mereka harus mengkoordinasikan dengan bagian produksi untuk memastikan bahwa bahan baku yang dibutuhkan selalu tersedia. Ketepatan waktu dalam pengiriman bahan baku sangat penting untuk menjaga kelancaran proses produksi.
5. Pencatatan dan Pelaporan
Bagian ini mencakup tugas pencatatan dan pelaporan yang sangat penting. Operator PPIC harus mencatat semua informasi tentang bahan baku dan material yang masuk, termasuk tanggal penerimaan, jumlah, nomor seri jika berlaku, dan kondisi barang. Pencatatan ini diperlukan untuk melacak persediaan dan memastikan kelancaran proses produksi. Selain itu, operator PPIC juga harus melaporkan semua aktivitas di lapangan kepada pimpinan bagian PPIC. Ini meliputi perubahan dalam persediaan, kendala yang mungkin muncul, atau masalah terkait dengan bahan baku.
Struktur Organisasi PPIC
Divisi Production Planning and Inventory Control memiliki struktur organisasi yang melibatkan berbagai tingkatan jabatan, mulai dari operator hingga General Manager, yang merupakan jabatan tertinggi. Semua tingkatan jabatan ini bekerja sama untuk mencapai tujuan perusahaan.
Kerjasama dan kompak antar semua anggota divisi PPIC sangat penting. Dengan saling mendukung dan bekerja sama, struktur organisasi PPIC dapat membawa perusahaan ke arah yang lebih baik dan lebih maju.
Setiap anggota divisi PPIC memiliki tanggung jawab yang spesifik, mulai dari mengelola operasional di lapangan hingga administrasi dan manajemen divisi. Semua anggota harus bekerja bahu-membahu untuk mencapai kesuksesan perusahaan.
Penutup
PPIC, atau Production Planning and Inventory Control, memainkan peran penting dalam menjaga kelancaran produksi dalam perusahaan atau pabrik industri. Tugas mereka termasuk mengatur penyediaan bahan baku, menjadwalkan proses produksi, berkomunikasi dengan divisi internal dan eksternal, serta menjaga rantai pasokan yang lancar.
Sebagai operator PPIC, tugas-tugas spesifik mencakup pengelolaan bahan baku, penyimpanan, pengiriman ke produksi, dan pelaporan. Dalam struktur organisasi PPIC, semua tingkatan jabatan harus bekerja sama dengan efektif untuk mencapai tujuan perusahaan.
Dengan pemahaman yang kuat tentang tugas dan tanggung jawab PPIC, perusahaan dapat mencapai tingkat efisiensi produksi yang lebih tinggi dan memastikan kelancaran operasional mereka. Semoga Bermanfaat!
